网络打印机选购攻略

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现在越来越多的企业,开始倾向于网络打印机。下面,笔者结合自己的网络打印机管理经验,谈谈在网络打印机选购的过程中,需要关注的内容。

随着企业信息化办公的推广,打印机已经成为企业办公的必须品。但是,单机打印机现在已经不能够满足企业的需求,因为单机打印机成本比较高,难以管理,所以现在越来越多的企业,开始倾向于网络打印机。

一、 按部门为单位进行打印量的统计

网络打印机跟单机打印机最大的不同,就是网络打印机各个部门共享一台打印机,这在部门费用的核算上就会出现一个问题。如笔者的企业,有一个部门预算制度,每个月的各个部门的办公费用,都需要进行核算与控制,这个费用直接跟部门经理的奖金挂钩。现在使用网络打印机的话,就出现一个问题,网络打印机发生的支出,如何在各个部门进行分摊呢?

以前若是单机打印的话,比较好计算。反正每个部门一台打印机,自己买自己的墨与白纸,当月领的墨与纸就是这个部门当月的支出。但是,利用网络打印机的话,粉与白纸都是大家共用的。为此,这些共同的支出,该如何在各个部门之间进行分摊呢?

笔者刚开始使用的网络打印机没有按部门进行打印数量统计的功能,所以,只有派一个文员专门在网络打印机旁边站岗,需要打印什么内容的话,都需要经过文员才能打印,其统计各个部门的打印数量。但是,显然这非常不方便。一方面打印效率非常的低,要是这个文员上个厕所,我们还要等他;另一方面,这个成本也比较高的,毕竟企业还要养这么一个人。

所以,对于有部门费用预算的企业来说,在选择网络打印机的时候,一定要注意这个问题。笔者后来购买打印机的时候,就会购买哪种带有用户打印数量统计的网络打印机。哪种打印机,在员工终端安装网络打印机客户端的话,需要输入用户名与密码。为此,我们可以为每个部门设置一个用户名与密码,然后在安装客户端的时候,把用户名与密码机进行绑定。如此,当某个部门打印的时候,网络打印机就会记住打印数量。到月底的时候,就可以在网路打印机中拉出一份报表,这份报表会自动统计每个部门的当月累计打印数量。如此的话,我们就可以按这个数量为基础,对这台网络打印机发生的支出进行分摊。如此的话,就可以不需要专门派个文员在那边站岗了。

其实,这个按打印用户进行数量统计的话,基本上是一个非常小的功能,不会增加多大的网路打印机采购成本。但是,其确有非常普遍的应用。所以,若有这个部门办公费用控制的企业,在选购网络打印机的时候,就需要注意这个问题。有时候,稍微不注意,一点小小的需求,也会难倒一条英雄汉的。

二、 网络打印机的速度

对于单机打印机来说,速度一般不会对用户产生多大的影响。因为其一般只是一个员工使用,最多就是本部门的几个员工共享使用而已。使用的用户少,所以,对于网络打印机的并发使用量也比较少。

但是,网络打印机就不同了。一台网络打印机,可能同一层楼、甚至整个企业的数十个用户都在使用它,所以,网络打印机的并发访问数量是比较多的。为此,若网络打印机的速度跟不上的话,则很可能用户打印一份文件需要排半个小时的队。很显然,这会引起用户的反感,也会影响工作质量。

为此,在网络打印机选购的过程中,在速度方面,需要注意如下问题:

1.正常情况下的打印速度。一般情况下,网络打印机来描述打印机的打印速度的时候,都是按1分钟/多少张的格式来进行描述的。企业要根据自己用户数的不同,选择相应的打印速度。当然,一般来说,打印速度越快的话,其价格也越高。

2.以上的打印速度往往是一个理论上的打印速度,所以,我们还需要考虑打印机在一些意外情况下的打印速度问题。如最常见的就是对于一些大文件、如图片的打印。有些网络打印机,在打印一份2M左右的图片文件时,需要等待半个小时左右。而在这个过程中,后续的打印文件将都不能打印。为此,对于需要打印图片比较频繁的企业来说,需要注意这个问题。有种打印机,在处理这些大文件打印的方式比较好。当员工打印文件的时候,文件是先保存到网络打印机上。而图片等容量比较大的文件,在网络传输上还需要一段时间。所以,这种网络打印机在处理打印队列的时候,不时按谁先打印就先处理谁的原则,而是按文件谁先传输完成,就先打印谁的原则来处理。如此的话,当大容量文件在打印时,若其还没有全部传输到网络打印机,则打印机就会先处理其他的打印文件。如此就不会因为一个打印文件而影响到其他文件的打印,从而提高网络打印机的总体效率。

3.其他的一些提高打印机效率的方法。有些网络打印机,还提供里诸如假脱机打印等方式来处理一些精度比较高的文件打印,如彩色图片、高精度图纸打印等等。因为这些文件在打印的时候,需要的时间比较长。所以,采用这种处理方式,可以减少其对其他用户的影响。所以,网络管理员要根据企业的实际情况,看看企业是否有这方面的需求。在选购的时候,就需要把它考虑进去,否则的话,到时候用起来,很有可能我们网络管理员就会因为这方面的原因,被员工的口水淹死。#p#

三、 最好避免扫描与复印一体。

虽然市场上由扫描、复印、传真、扫描与一体的一体机,但是,根据笔者的维护经验,笔者认为,扫描与打印、复印、传真最好不要在一起,特别是对于使用人数比较多的网络打印机。

这主要是因为网络打印机的扫描功能,有一个排他的特性。也就是说,要使用网络打印机的扫描功能时,必须保证打印机是出于空闲状态,否则的话,就无法扫描。如此的话,可见当有用户在扫描的时候,就会影响到其他用户的正常打印。所以,笔者认为,这是一个很不令人满意的一个设计。

同时,在扫描文件的时候,一般都需要有终端电脑的支持。若用户把需要扫描的文件放到打印机上,然后再跑到自己的电脑上进行扫描,等扫描好以后再跑过去拿。如此,显然是在浪费体力,工作效率不高。而且,你也很难保证在这一跑一来的过程中,没有其他用户在使用这个打印机。

所以,笔者认为在选购网络打印机的时候,最好不要选择那种带有扫描模块的网络打印机;即使你买了,最好也不要用这个扫描功能。还不如再买一台专门的扫描仪来的合适。这是笔者的个人意见,具体需要各维网络管理员,根据自己的情况来进行选择。

四、 是否需要彩色打印

网络打印机是否需要彩色打印呢?这是一个关系到成本的抉择。彩色打印机比黑白打印机来说,在采购时发生的一次性成本还算是小事情,重要的时,在后续耗材上的支出才是大头。

1.彩色打印一般要比黑色打印容易耗墨粉。根据相关专家测试,同样都是A4 的白纸,也都是黑色字体,若在一台黑色打印机上打印与在一台彩色打印机上打印,虽然打印出来的都是黑色,但是,彩色打印机所消耗的墨粉明显要比黑白打印机要多。所以,若企业在打印的时候,只需要黑白文档的话,则购买彩色打印机明显是一个不合理的选择。

2.彩色打印机还会造成一些不必要的浪费。如用户在打印某个文件时,其实际只需要黑白即可,虽然在文件中有彩色的字体或者图片。但是,他在打印的时候,却没有选择黑白模式,所以,打印出来的就是彩色的文件。这不仅造成了打印效率的下降,也支出了额外的成本。这种情况笔者在网络打印机维护的时候经常发生。因为用户在打印的时候,他们一般不会考虑我到底需要打印黑白文件还是彩色文件。只有他们看到打印出来的文件时,才想到原来他们只需要黑白文件即可,而实际上他们却打了彩色文件。类似的错误是经常发生的,而这也就导致了彩色的墨粉用的非常的快。

为此,是否需要彩色打印,这也是网络管理员在网络打印机选购的时候,需要注意的一个地方。

五、 网络打印与网络共享打印

在网络打印的时候,要区分是网络打印还是网络共享打印。网络共享打印就是指一台普通的打印机连接在一台主机上,然后把这台打印机共享。一般来收,网络共享打印的部署成本要比网络打印的成本低,但是,从效率上来说,网络打印要高的多,而且,网络打印也不需要终端主机的支持。

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责任编辑:许凤丽 来源: IT专家网
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