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正确续签托管合同的技巧

当企业续签托管合同时,IT团队应努力扩展合同、正确调整托管空间、纠正任何合同缺陷、调查可能的增值服务并与提供商保持积极的关系。

作者:邹铮 编译来源:TechTarget中国|2020-09-14 09:00

基础架构管理显示不是“一劳永逸”的事情,你的托管合同也是如此。当你团队的服务合同即将到期时,这是很好的机会,让你可以重新协商条款以获得更好的价格或增加服务;或者,可能是时候寻求更合适的服务提供商。

在2020年Data Center World大会上,Partners National Mission Critical Facilities公司合伙人总裁Kirk Killian在其演讲《续签托管合同:获得更多且支付更少》中,详细介绍了企业如何寻找新的方法来与供应商协商以获得更好的托管合同,使IT团队长期受益。该公司主要帮助客户选择和获取数据中心和托管站点。

他指出,当企业续签托管合同时,IT团队应努力扩展合同、正确调整托管空间、纠正任何合同缺陷、调查可能的增值服务并与提供商保持积极的关系。

在企业内部,你应将更新的托管战略传达给高级管理层以进行预先批准,让法律团队参与合同审查,并找出存在哪些潜在的批准障碍。

Killian说:“更好的交易通常要尽早准备,如果你足够耐心。但是你也要准备好迅速谈判并签订新合同。”

提供商评估过程

重新协商托管合同有两个主要步骤:范围界定和需求建议书(RFP)流程。

范围界定阶段让你的团队能够确定所有可靠性要求,你的团队需要多少空间、电源、位置、托管服务要求、连接性和任何合规性标准。

即使你打算继续选择同一托管托管服务提供商,重新定义基础架构需求也很重要,并确定你的提供商是否可以实现这些目标。

保险公司数据中心首席分析师Dennis Keats说:“有些公司已成立10年或以上,其他则是新公司。当我们采访所有这些托管服务提供商时,我们并没有获得整体的方法,因为这些托管网站的差异很大,你可获得各种专业服务。你真的必须看看他们是否只是为了让你签订合同,而答应你的要求。”

在你的团队确定托管范围后,请花时间提交RFP。很多人发现,只需向其现有的提供商提交RFP(即使是续签的简单版本),也会使该提供商更愿意接受更好的续签合同条款。

在某些情况下,当托管服务提供商发现你进入市场,提供商会更愿意改善托管合同条款,尤其是在你有特定的基础架构要求时。

Keats说:“我们在RFP 流程中发现,我们可以使它根据我们的需求变得模糊或具体。我们想做更多评判,弄清楚他们在整个合同中可以为我们做些什么,我们希望了解他们的流程以及如何确保安全性和服务器安装。”

当你的团队收到建议书时,请务必分析成本和功能方面的差异,并了解基本承诺、预计承诺和增长情况。此外,你应该对比经常费用和前期费用,以准确了解托管合同。

降低托管成本的策略

在整个协商过程中,你的团队可以通过多种方式达成更具成本效益更灵活的托管合同。

Killian说:“通常,如果你不要求某些东西,你可能就不会得到它。”

降低成本的最直接方法是重新评估你的功率和空间数量。Killian说,重新调整和组合基础设施是最有效的降低成本的策略,这是因为大多数情况下,企业可能会过度配置基础架构,而这些基础架构最终将没有被使用。

这不仅可以为你的团队节省成本,而且还意味着托管服务提供商可以将重新获得的空间出租给其他客户。

为了提高合同的灵活性,你的团队应该调查支出转移和特定的一次性硬件成本的选项。这样做可确保你没有限制托管设置选项,否则最终会因硬件需求变化而支付额外费用。其中一种方法是选择较小的托管空间,但要确保扩展权是新合同的一部分。

Keats说:“我们还想知道哪些托管服务提供商可以长期为我们提供服务,并支持我们的增长和扩展能力,以及我们是否可以长期扩展。我们希望他们为我们增加一些空间,而不会收费。”

请询问可用费率,如果你将期限延长到当前续签目标之外。如果你想要3年、5年和7年的续约期限,则可以协商更低的费率,这也可能会在当前合同的其余部分中降低利率。

对于基于硬件的成本,Killian建议查看有源交叉连接和电信电路的费用。

Killian称:“当托管服务提供商已经安装交叉连接,大概是在5到10年前,并且已经在您的原始合同条款中通过你的费用支付了这笔费用,那么你在续约期间支付的费用都将是托管服务提供商纯利润。”

为了减少费用,请询问是否有可能在物理上保留交叉连接,以便在你再次需要交叉连接时,不必支付安装费。

在电信电路方面,Killian说这买方市场。如果你的托管服务提供商很可能已经引入第三方网络提供商,那么你可以从初始合同中获得比可用的传统运营商更为激进的价格。

为确保成功续签托管合同,请确保你的团队都了解预期结果,并预先确定你必须与提供商讨论哪些条目。大多数提供者都在寻求长期的客户满意度,因此你能找到建立友好关系的方法越多,就越容易获得你想要的合同。

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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