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成功举办虚拟会议的5个技巧

如果会议组织者遵循一些简单的步骤,那么举办在线会议就可以像现场会议一样容易。以下五个提示可以让听众参与在线会议而不会错过任何机会。

作者:Sarah K. White 来源:企业网D1Net|2020-06-04 10:53

举办虚拟会议所需的方法与的现场会议有很大不同。会议的组织者需要弄清楚如何主持会议讨论,确保发言人都有发言权并让听众认真倾听,并确保所有听众都具备参加会议的适当条件。但是举办虚拟会议的压力并不一定很大。实际上,如果有效地利用这些工具,举办虚拟会议甚至可以帮助组织者减轻工作负担。

如果会议组织者遵循一些简单的步骤,那么举办在线会议就可以像现场会议一样容易。以下五个提示可以让听众参与在线会议而不会错过任何机会。

1. 制定参加会议的计划

远程面试平台Harqen公司首席执行官Tim Ihlefeld表示,如果没有提前安排,主持虚拟会议可能会很快失控,因此,需要尽早发出议程,并提前五分钟签到,以确保一切顺利进行。即使会议组织者将每个人都设置在同一在线平台上,也会出现技术故障,因为无法控制参会人员的Wi-Fi连接以及他们设备上的软件错误或硬件故障。提前制定计划并建立最佳实践可以使组织者避免会议期间在IT方面的困扰。

确定由谁负责解决部署问题,解决网络连接问题,并记录会议或分发会议记录。企业还应该决定是否需要让与会人员设置静音,由谁主持会议,哪些与会人员需要屏幕共享以及听众如何提问。对于举办小型会议来说,这些问题可能没有那么紧迫,其压力也较小,但对于大型会议来说,最好制定指导方针,让每个人都知道自己的角色和对他们的期望。

2. 确保每个人都被听到

与大多数会议形式一样,某些特性在虚拟会议中会更加突出,这是因为虚拟会议与现场会议的参会状态不同。有些人可能会发现,在线会议很难知道何时加入,特别是当人们开始辩论或讨论一个热门的话题时。

因此,会议的组织者可能会发现自己在虚拟会议中扮演“裁判”角色,需要知道什么时候让人们讨论一个话题,什么时候让他们退出,甚至可以使用静音按钮来控制虚拟房间,然后进行面对面的交流,让每个人都有机会表达自己的意见或想法。

组织者可以使用协作工具来帮助参会者以其他方式表达自己的观点——无论是通过发表评论、发送消息给主持人还是向聊天室发送信息。Stanley Black&Decker公司内部沟通副总裁Kristin Tetreault表示,他们使用Facebook公司的Workplace来保持其团队成员的联系。它使用户可以与任何一名团队成员通话、留言和聊天,以及成员与其同事共享问题和想法,并可以进行实时协作,尤其是在会议期间。

她说,“这是一个公平的竞争环境,每个人都有自己的发言权、形象和参与能力。当领导者在这个环境空间时,可以听到员工讨论或提出的问题,然后回答其问题。对我们来说,这是真正的游戏规则改变者。”

3. 利用虚拟会议工具

虚拟会议的一个主要优点是可以轻松记录会议,生成自动成绩单并进行实时协作。

Tetreault说,由于举办虚拟会议,组织者发现录制会议比以往任何时候都容易。在以往的现场会议中,必须有人在会议现场拍摄,才能从这些录制的会议中创建内容。现在,它几乎是完全自动化的。

其他有用的工具包括在通话过程中可以拆分成更小、更具针对性的会议的功能。例如, Stanley Black&Decker公司首席技术官Mark Maybury最近与该组织的其他高管在虚拟会议上会面,在会议期间,他们希望分成六个不同的小组,能够立即发出邀请,并在无缝地恢复会议之前,进行10到15分钟的旁听。还有很多方法可以让虚拟会议更具创新性,而且这些工具可以用来让参与虚拟会议的体验比现场会议还要好。

组织者可以探索虚拟工具中可用的所有功能,以查看是否有可以实现自动化的流程,这些流程以前可以人工执行,并且可以使协作功能为会议带来更高的生产力。

4. 如果要召开非常规会议需要发挥创意

如果企业举行非传统会议,则可能需要一些创造性的思考才能完全在线。例如,纽约White Plains NY首席信息官 Michael Coakley说,他的团队处于独特的位置,可以弄清楚如何在线召开大型会议。通过使用Zoom,他的团队决定利用验证功能,通过允许主持人验证每个参与者,帮助保持会议的组织性和安全性。

另一个挑战是确保参与者积极参加会议,仍然像现场参会一样发表评论或提出问题。为了解决这个问题,Coakley的团队向参会者发布通知,告诉他们在特定的日期和时间范围内参会。一旦会议开始,其团队就有一份希望参加会议的人员名单,然后允许他们依次进入会议。

Coakley说,自从实施虚拟会议以来,即使情况恢复正常,其团队也可能会保持Zoom集成。对于无法开会或发生日程安排冲突的员工或参会者,Zoom可以帮助他们在以前无法参加的情况下参与。

5. 使用虚拟会议更好地了解团队成员

随着越来越多的企业在全球范围内开展远程工作,员工可以在家里的厨房、客厅和卧室参加虚拟会议。而其宠物、配偶、室友和孩子随时都可能带来影响。与其将其视为一种干扰,不如将其作为更好地了解团队成员的一种机会。考虑在新冠疫情期间举办欢乐时光等活动,以提高团队士气,并利用独特的情况来加强与同事的联系。

Coakley说,“我们对同事有了更多的了解,而从视频会议的角度来看,就会有更加深刻的评价,并且可以使企业的工作团队更加紧密。我认为,虽然带来了一些距离,但使我们之间有了更加紧密的联系。”

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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