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企业在远程会议中使用技术和工具的8种方式

人们在工作中总是会参加一些会议,但有时其内容可能令人沮丧,因为可能会导致工作安排发生变化,并使事项复杂化。但是如今,很多企业采用先进的技术和工具使会议更具意义。

作者:George Lawton来源:企业网D1Net|2020-03-12 10:31

由于技术故障、日程安排挑战,或缺乏会议重点,参加远程会议也可能是一种痛苦的经历。为了简化这一过程,很多企业已开始在远程会议中采用新技术。

统一沟通平台RingCentral公司首席信息官Trevor Schulze说:“对远程商务会议进行改造并不是什么新鲜事。而大多数人认为他们不断地在开会,从中获得的价值很少。”

远程会议

以下列出了企业在远程会议中使用工具和技术来提高网络连接、自动捕获记录、管理操作项、简化计划并分享想法的八种方式。

1. 采用新技术进行改进

随着越来越多的会议在远程进行,IT部门需要寻求提高远程会议质量的方法。这将涉及在远程会议中使用更先进的通信技术,采用移动电话和计算机技术进行改进,或者将二者相结合。

第一代移动会议应用程序通常会播放所有参会人员的声音,但这些声音通常混杂在一起,而在现场会议中,人们习惯于倾听某个特定方向的声音。杜比(Dolby)和森海塞尔(Sennheiser)等会议设备供应商一直在尝试在其设备中添加3D空间音频以模拟这种效果。现在,杜比公司通过收购Voxeet将类似功能引入移动会议应用程序。

森海塞尔公司商业传播总监Ron Holtdijk表示:“在将来,参加远程会议和协作讨论的感觉几乎与现场参会一样。”

2. 简化设置

远程会议软件使用自动化技术来减少与远程会议有关的技术问题。例如,统一通信供应商N4Engage公司主管Richard Buxton表示,Cisco Webex Room Kit视频可以使用日历同步功能自动检测会议设置,识别会议室中的每个参会者,并提供单击按钮启动呼叫的功能。

他说:“基于会议室的视频解决方案非常易于使用,集成到会议平台中,并提供非常高质量的音频和视频。”

随着时间的推移,他希望能够使用面部识别功能添加虚拟名片,并通过语音命令实现更好的交互,从而提高自动化程度。

3. 自动转录

大型会议应用程序(例如Otter和IBM的Watson Media平台)还采用人工智能技术自动转录会议。这可以为参会者快速提供摘要,为大型远程会议生成标题,并为以后的搜索建立索引内容。

IBM Watson企业视频产品负责人Chris Zaloumis表示,自动隐藏字幕可以增强用户的参与度。IBM公司还开发会议工具和技术,使企业可以跟踪视频中特定点的用户参与度和完成率,以向管理人员提供反馈。

4. 使用聊天机器人提高生产力

很多企业在远程会议中一直在使用聊天机器人技术,通过使用Slack之类的工具来创造性地将文本通信和运营管理相结合。这些工具使他们可以在文本对话内部分析、管理和配置技术基础设施。现在,企业也开始使用具有类似功能的会议工具。

加拿大房地产服务商Precondo公司首席运营官Samantha Odo表示,该公司采用Slack集成来简化工作流,这个工作流涉及Jira、Google Docs和项目管理应用Standuply中的用户。她说:“这使会议变得更加舒适并富有成效。这可以将一些更好的功能集成到通用聊天工具中,为不同技术熟练程度的用户提供了一个简单的学习曲线。”

5. 可操作的会议记录

有些企业还使用了新的应用程序,这些应用程序为远程会议带来了类似的功能,用于管理议程项目、便笺和决策工具,例如Notion、Hugo、Soapbox和Sherpany。软件外包服务Aloa公司的产品策略师David Pawlan表示,他们一直在使用Notion,这可以使每个参会人员都可以在会议开始之前和进行期间写出他们的议程项目,并将行动项目进行分配。

Pawlan说:“每个人都必须在远程会议开始之前填写议程,这使其更具协作性,而在远程会议结束时,操作项也会自动发布到相应人员的移动设备上。”

Zylo公司客户经理Matt Renie表示,像Hugo这样的工具还可以将操作项推送到用户需要完成的操作中,从而减少信息过载。他担心远程会议中越来越多的工具和技术对用户来说更加复杂,并认为新工具逐渐淡出后台非常重要,而有关特定帐户的文档和电子邮件线程都集中在一个地方。

Sherpany是一家正在开发创新技术的公司,该公司正在通过分析平台上组织的远程会议,利用人工智能技术对讨论议程项目进行跟踪。它还包括一些工具,使管理者能够确定某些主题在远程会议中的代表性是过高还是过低。Sherpany公司首席执行官兼创始人Tobias Häckermann表示,他们也在开发一些功能,以提供远程会议绩效反馈。

6. 日程安排自动化

2112 Marketing主管Henry McIntosh表示:“对于参会者来说,采用日记进行会议预订是一场噩梦,尤其是对于客户会议或潜在客户会议而言。”他表示,该公司一直在使用Calendly来简化此过程。其他独立的日程表自动化工具包括Doodle和FreeBusy。

Maryville大学在线组织领导力项目讲师Amy Quarton说:“这些平台允许用户确定对大多数人都有效的时间,并分享远程会议的重要细节。”

在线营销教育机构Authority Hacker公司联合创始人Mark Webster表示,这些工具的真正力量在于与其他应用程序的集成。例如,当某人预订会议时,它可以自动更新其日历,并为视频会议应用程序生成会议室代码。

Webster说:“这对于安排一对一的会议(比如绩效评估)来说是非常棒的,因为这样员工可以在空闲时从可用时间段中选择合适的时间段进行互动。”

7. 简化轮询

Slido等软件工具可让员工在大型远程会议之前和期间回答民意调查和问题。一直在使用该工具的技术研究服务商Software Pundit公司的首席执行官Bruce Hogan说,这使远程会议更具互动性,并允许更多的团队成员参加。

他表示,他所在的公司使用Slido允许员工在会议之前提交问题,然后对他们最喜欢的问题进行投票。在会议期间,领导层能够解决团队最紧迫的问题。

让会议技术发挥良好作用的最大挑战是如何使其适应公司及其文化。为了增加采用率,他们在会议邀请中发布了使用Slido的说明。

8. 共享白板

共享白板提供了一个协作空间,参与者可以在远程会议期间发布议程、想法和决定。技术评论服务商KommandoTech公司联合创始人Jovan Milenkovic表示,这意味着可以实时跟踪进展,而无需进一步口头解释。他的团队一直在与Miro公司合作,尽管这很简单,但还是建议先进行尝试,这样就不会分散注意力。

TechLoris公司首席执行官Shayne Sherman喜欢使用AWW App,它可以使他直观地进行解释,并且如果有人不认同,可以编辑相同的可视化文件。他说:“我发现这对保持参会人员的追踪非常有用。在会议期间,它也为参会人员表达看法提供了一个很好的途径。”

Enterprise Management Associates公司执行研究总监Torsten Volk说,即使是像Google Docs这样简单的工具也可以提供协作体验,并最终带来切实的收益。他说:“每个人都可以在任何地方、任何设备上使用Google Docs,并且基本上没有学习难度。管理人员只是以只读模式查看文档,而其他人则添加内容和注释。”

Volk发现,使用Google Doc可以带来一种责任感,加强协作,并为团队提供清晰的行动项目和详细的整体会议记录或通话记录。更好的是,使用Google Docs评论功能,团队成员都可以了解和完成自己的工作,从而减少召开某些会议的需要。

然而,重要的是要关注数据合规性和用户访问规则,这在与外部各方合作时可能是一个更大的问题。

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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